Urlaub der Mitarbeitenden: wie viel, bis wann er genommen werden muss und wie man Resttage verwaltet.

Kurz gesagt

• Alle Mitarbeitenden haben Anspruch auf mindestens 4 Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr.
• Mindestens 2 Wochen müssen im Jahr des Erwerbs genommen werden, am Stück, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer es verlangt.
• Die übrigen 2 Wochen müssen innerhalb von 18 Monaten nach Ende des Erwerbsjahres genommen werden.
• Der Tarifvertrag kann andere Fristen vorsehen.
• Die 4 Mindestwochen dürfen nicht anstelle des Urlaubs ausgezahlt werden, außer wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Wie viel Urlaub zusteht

Art. 10 Abs. 1 des D.Lgs. 8. April 2003, Nr. 66 gewährt einen jährlichen bezahlten Urlaub von mindestens vier Wochen, unbeschadet der Regelung in Art. 2109 des italienischen Zivilgesetzbuchs. Das ist ein Minimum: Viele Tarifverträge sehen mehr vor.

Wie viele Tage 4 Wochen sind, hängt davon ab, wie der Tarifvertrag den Urlaub zählt, zum Beispiel auf 5 oder 6 Arbeitstage pro Woche. Die richtige Zahl steht im Vertrag und in der Lohnabrechnung.

Bis wann er genommen werden muss

Ebenfalls Art. 10 Abs. 1: Vorbehaltlich der Tarifverträge oder der Regeln für bestimmte Gruppen müssen mindestens zwei Wochen im Jahr des Erwerbs genommen werden, am Stück, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer es verlangt. Die übrigen zwei Wochen müssen in den 18 Monaten nach Ende des Erwerbsjahres genommen werden.

Ein Beispiel

Nehmen wir ein Erwerbsjahr, das dem Kalenderjahr 2026 entspricht, und einen Vertrag ohne abweichende Regeln.

• Bis zum 31. Dezember 2026: mindestens 2 Wochen des 2026 erworbenen Urlaubs.
• Bis zum 30. Juni 2028: die übrigen 2 Wochen, also 18 Monate nach dem 31. Dezember 2026.

Für zusätzlichen Urlaub, den der Tarifvertrag vorsieht, gelten Fristen und Regeln des Vertrags.

Darf man ihn auszahlen statt ihn zu nehmen?

Für das gesetzliche Minimum nein. Art. 10 Abs. 2 bestimmt, dass die Mindestdauer von vier Wochen nicht durch eine Abgeltung für nicht genommenen Urlaub ersetzt werden darf, außer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Nur wenn das Arbeitsverhältnis endet, darf der erworbene und nicht genommene Mindesturlaub also mit der Abgeltung bezahlt werden.

Resttage: so behalten Sie sie im Griff

Resttage sind der Teil des erworbenen Urlaubs, der noch nicht genommen wurde. Je mehr sich ansammelt, desto schwerer ist es, ihn innerhalb der Arbeitsfristen abzubauen. Einige Gewohnheiten helfen:

• Starten Sie mit dem Saldo aus der Lohnabrechnung. Das ist die Zahl des Lohnbüros: Nehmen Sie sie als Ausgangspunkt.
• Führen Sie den Urlaub getrennt nach Erwerbsjahr. Jedes Jahr hat seine eigene Frist.
• Prüfen Sie die Resttage jeden Monat. Sprechen Sie rechtzeitig mit allen, die alten Urlaub haben, um gemeinsam zu entscheiden, wann er genommen wird.
• Ziehen Sie Betriebsferien ab. Wenn der Betrieb wegen Urlaub schließt, werden die Schließtage wie in der Lohnabrechnung vom Saldo abgezogen.
• Gleichen Sie die Salden mit dem Lohnbüro ab. Eine regelmäßige Kontrolle vermeidet Differenzen, die erst am Jahresende auffallen.

Anträge und Genehmigungen

Ein einfacher Ablauf vermeidet Diskussionen und verlorene Nachrichten:

1. die Person beantragt den Urlaub schriftlich, mit den Daten, und sieht sofort, wie viel ihr bleibt;
2. wer genehmigt, prüft Besetzung und bereits abwesende Kollegen und entscheidet; bei einer Ablehnung wird der Grund angegeben;
3. die Entscheidung geht an die Person und bleibt gespeichert, mit Datum und Namen der entscheidenden Person;
4. am Monatsende geht der genommene Urlaub an das Lohnbüro für die Lohnabrechnung.

Regeln zu Vorankündigung, Urlaubszeiträumen und Sommerturnus stehen oft im Tarifvertrag oder in der Betriebsordnung: Es lohnt sich, sie aufzuschreiben und allen bekannt zu machen.

Die Quellen

• D.Lgs. 66/2003, Art. 10, Jahresurlaub (Fassung in Kraft seit 1. September 2004)

Text auf Normattiva eingesehen am 25. Oktober 2026.

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Dieser Ratgeber dient nur der Information und ersetzt weder den angewandten Tarifvertrag noch die Beratung durch das Lohnbüro.